เอกสารประกอบการเร ยน ส ปดาห ท 4

Transcription

1 การใช งานส ตรและฟ งก ช นเอ กเซล เอกสารประกอบการเร ยน ส ปดาห ท 4 จ ดประสงค การเร ยนร 1. บอกค าผ ดพลาดและสามารถแก ไขข อผ ดพลาดท เก ดจากการใช งานส ตรและฟ งก ช นได 2. สามารถเช อมโยงส ตรและฟ งก ช นได สาระการเร ยนร 1. ค าผ ดพลาดจากการใช งานส ตรและฟ งก ช น 2. การเช อมโยงส ตร

2 2 ค าผ ดพลาดในการใช งานส ตรและฟ งก ช น (Error) การใช งานส ตรค านวณหร อฟ งก ช นท เราเข ยนบางคร ง อาจม ข อผ ดพลาด (error) หร อไม ถ กหล ก ไวยากรณ ในการท างาน เม อถ กน ามาค านวณไม สามารถประมวลผลได เอ กเซลจะแจ งข อผ ดพลาดให ทราบ ว าผ ดพลาดจากจ ดใด โดยท ค าผ ดพลาดจะเร มด วยเคร องหมาย # เสมอ ข อความผ ดพลาดท แสดงแต ละ แบบม ความหมายและแนวทางแก ไข ด งน ค าผ ดพลาดในการใช งานส ตรและฟ งก ช น (Error) การแก ไขข อผ ดพลาด #NUM! ข อผ ดพลาดน ระบ ว าส ตรหร อฟ งก ช นม ค าต วเลขท ไม ถ กต อง สาเหต อาจได ใช อาร ก วเมนต ท ไม เป นท ยอมร บในฟ งก ช นท ต องการอาร ก วเมนต ท เป นต วเลข อาจได ใช ฟ งก ช นแผ นงานท ม การค านวณซ า เช น IRR หร อ RATE และฟ งก ช นไม สามารถหา ผลล พธ ได อาจได ใส ส ตรท ให ผลล พธ เป นต วเลขท ม ค ามากหร อน อยเก นกว าท จะแสดงในเอ กเซล ถ าม การเป ดการตรวจสอบข อผ ดพลาดในเอ กเซล ให คล กป มท อย ถ ดจากเซลล ท แสดงข อผ ดพลาด คล ก แสดงข นตอนการค านวณ ถ าปรากฏข น แล วคล กความละเอ ยดท เหมาะสมส าหร บข อม ล การแก ไขข อผ ดพลาด #DIV/0! Divide by Zero Value เอ กเซลแสดงข อผ ดพลาด #DIV/0! เม อม การหารต วเลขด วยศ นย (0) หร อ ด วยเซลล ท ไม ม ค า สาเหต การใส ส ตรท ม การหารด วยศ นย (0) อย างช ดเจน เช น =5/0 การใช การอ างอ งไปย งเซลล ว าง หร อไปย งเซลล ท ม ศ นย เป นต วหารในส ตรหร อฟ งก ช นท ท า การหาร การเร ยกใช แมโครท ใช ฟ งก ช นหร อส ตรท ส งกล บข อผ ดพลาด #DIV/0!

3 3 ตรวจสอบให แน ใจว าต วหารในฟ งก ช นหร อส ตรไม เป นศ นย (0) หร อว าง เปล ยนการอ างอ งเซลล ในส ตรเป นเซลล อ นท ไม ม ศ นย หร อค าว าง ใส ค า #N/A ในเซลล ท อ างอ งเป นต วหารในส ตร การใส #N/A จะเปล ยนผลล พธ ของส ตรเป น #N/A จาก #DIV/0! เพ อระบ ว าค าต วหารใช งานไม ได ป องก นไม ให ม การแสดงค าข อผ ดพลาดโดยการใช ฟ งก ช นแผ นงาน IF จากน นจะสามารถแสดง ผลล พธ เป น 0 หร อสตร งใดๆ ต วอย างเช น ถ าส ตรท ให ข อผ ดพลาดค อ =A1/A2 ให ใช =IF(A2=0,"",A1/A2) เพ อส งกล บสตร งว าง หร อ =IF(A2=0,0,A1/A2) เพ อส งกล บ 0 การแก ไขข อผ ดพลาด #NAME? Invalid Name Error ข อผ ดพลาดน เก ดข นเม อเอ กเซลไม ร จ กข อความในส ตรหร อเข ยนช อฟ งก ช น ตรวจสอบว าเราอ างอ งช อเซลล ต างๆ ถ กต อง ตรวจสอบช อฟ งก ช นว าใช ถ กต องหร อไม ตรวจสอบการก าหนดค าอาร ก วเมนต ท ใช ในฟ งก ช น การแก ไขข อผ ดพลาด #REF! ข อผ ดพลาดน เก ดข นเม อการอ างอ งเซลล ไม ถ กต อง หร อเซลล ท ส ตรค านวณอ างอ งถ กลบ ท าให เอ ก เซลหาผลล พธ ไม ได สาเหต อาจลบเซลล ท ถ กอ างอ งโดยส ตรอ น หร ออาจวางเซลล ท ย ายไปบนเซลล ท ถ กอ างอ งโดยส ตรอ น อาจใช การใช การเช อมโยง Object Linking and Embedding (OLE) ไปย งโปรแกรมท ไม ได เร ยกใช อย อาจได เร ยกใช แมโครท ใส ฟ งก ช นบนแผ นงานท ส งกล บข อผ ดพลาด #REF! เปล ยนส ตรหร อค นค าเซลล บนแผ นงานด วยการคล ก เล กท า (undo) บนแถบเคร องม อด วนท นท หล งจากลบหร อวางเซลล เร มโปรแกรมท เร ยกหาโดยการเช อมโยง Object Linking and Embedding (OLE) ตรวจสอบให แน ใจว าค ณก าล งใช ห วข อ Dynamic Data Exchange (DDE) ท ถ กต อง ตรวจสอบฟ งก ช นเพ อด ว าอาร ก วเมนต อ างถ งเซลล หร อช วงของเซลล ท ไม ถ กต องหร อไม

4 4 การแก ไขข อผ ดพลาด #VALUE! Error in Value ข อผ ดพลาดน เก ดข นเม อม การใช ชน ดของอาร ก วเมนต หร อต วถ กด าเน นการท ไม ถ กต องหร อผ ดประเภท ตรวจสอบค าอาร ก วเมนต ท ใช ในฟ งก ช นและชน ดข อม ลท ใช ในส ตรค านวณให ถ กต อง การแก ไขข อผ ดพลาด #NULL! Null Error ข อผ ดพลาดน เก ดข นเม อไม ได ใส เคร องหมาย : ในการอ างอ งช วงเซลล ตรวจสอบการอ างอ งเซลล ในส ตรท เข ยน ใช เคร องหมาย, แยกกล มเซลล ท งสองเป นค าอาร ก วเมนต ท แตกต างก น การแก ไขข อผ ดพลาด #N/A! No value is available ข อผ ดพลาดน ระบ ว า ย งระบ ค าอาร ก วเมนต ท ใช ก บฟ งก ช นไม ครบ ไม ม อย หร ออ างอ งช องเซลล ท ม ค าเป น N/A ตรวจสอบค าอาร ก วเมนต ใดบ างท ย งไม ได ใส ในฟ งก ช น การแก ไขข อผ ดพลาด #### ค าท ระบ ยาวเก นไป ไม สามารถแสดงในเซลล ได ขยายความกว างของช องเซลล ออกไปให กว างกว าท ใช งานอย

5 5 การเช อมโยง (LINKS) ส ตรและฟ งก ช น การเช อมโยงส ตร (Links) เป นการเช อมโยงส ตรหร อฟ งก ช นต างสม ดงาน หร อต างแผ นงานเข า เป นส ตรเด ยวก น ท าให สามารถค านวณข อม ลจ านวนมากๆได การเช อมโยงส ตร สามารถท าได ท งคนละ แผ นงานแต อย ในสม ดงานเด ยวก น และอย คนละสม ดงานก ได เม อเช อมโยงส ตรเข าด วยก นแล ว หากม การแก ไขข อม ลต นฉบ บ ผลล พธ ท ได จากส ตรจะเปล ยนไป ตามอ ตโนม ต การเช อมโยงส ตรภายในสม ดงานม 3 ทาง ค อ การเช อมโยงส ตร การเช อมโยงค าส ง และการ เช อมโยงช อเขตข อม ล การเช อมโยงภายในสม ดงาน การเช อมโยงภายในสม ดงานเด ยวก น แบ งเป น 3 ว ธ ค อ 1. เช อมโยงส ตรท เก ยวข องก น โดยการเข ยนส ตรเพ อสร างการเช อมโยง 2. ค าส งเช อมโยง ซ งสร างโดยใช เมน ค าส ง 3. เช อมโยงช วงของเซลล ท ต งช อไว ซ งเป นช อท ม เซลล ข อม ลต นฉบ บและแทรกช อด งกล าวไว ใน ต าแหน งใหม แต ละว ธ ม ความเหมาะสมก บข อม ลและผ ใช แต ละคนสามารถปร บใช ได ตามความต องการ การ เช อมโยงส ตรภายในสม ดงาน สร างไว แยกเป น 4 แผ นงาน ค อ ไตรมาสท 1,มกราคม,ก มภาพ นธ และ ม นาคม ใส ส ตรผลรวมอ ตโนม ต ต งแต เซลล B11 ถ ง E11 และเซลล E6 ถ ง E11 ด ง ต วอย าง ว ธ การสร างการเช อมโยงโดยใช ส ตร ม ด งน 1. คล กท ช ตแท บ ไตรมาสท 1 คล กท เซลล C6 2. พ มพ เคร องหมายเท าก บ (=) เร มต นส ตร 3. เสร จแล วคล กเมาส ท ช ตแท บ มกราคม

6 6 4. คล กท เซลล C6 ท แผ นงาน มกราคม ซ งจะม ข อม ล การขายจอภาพ (2500 บาท) 5. ส ตรท ได ค อ =มกราคม!C6 6. กดแป น <enter> 7. เซลล B6 ของแผ นงานไตรมาสท 1 จะแสดงยอดขาย ค ดลอกส ตรแบบ AutoFill ไปย งเซลล C7 ถ ง C10 ไม ยากอย างท ค ด ใช ไหมล ะจ ะ!

7 7 การเช อมโยงส ตรโดยใช ค าส งวางแบบพ เศษ (paste special) 1. สร างแผ นงาน ก มภาพ นธ กรอกข อม ลยอดขายส นค าแต ละช นในเด อนก มภาพ นธ 2. คล กท เซลล C6 ซ งเป นค าเร มต นท จะเช อมโยงไปย งแผ นงาน ไตรมาสท 1 3. คล กขวา เร ยกเมน ล ด คล กท ค าส งค ดลอก (copy) 4. คล กช ตแท บ ไตรมาสท 1 ท จะเช อมโยงส ตรไป คล กท เซลล C6 5. คล กขวาเร ยกค าส งล ด วางแบบพ เศษ (paste special) จะได ไดอะล อกบ อกซ วางแบบพ เศษ (paste special) 6. คล กป มวางการเช อมโยง (paste link) เพ อสร างการเช อมโยง 7. ส ตรท ปรากฏในเซลล C6 ของแผ นงานไตรมาสท 1 ค อ =ก มภาพ นธ!$C$6

8 8 ผลล พธ ท ได ในเซลล C6 ของแผ นงานไตรมาสท 1 จะเช อมโยงไปย งค าท อย ใน C6 ของแผ น งาน ก มภาพ นธ เม อเปล ยนค าเซลล C6 ในก มภาพ นธ ค าใน C6 ของแผ นงานไตรมาสท 1 จะถ ก ปร บเปล ยนไปโดยอ ตโนม ต 8. สามารถค ดลอกส ตรไปย งเซลล อ นๆ ได ฝ กปฏ บ ต บ อยๆ นะจ ะ จะได ช านาญ

9 9 การสร างการเช อมโยงส ตรโดยใช ช อช วงเซลล 1. สร างข อม ลใหม ในแผ นงาน ม นาคม 2. เล อกเซลล C6:C10 ท แผ นงาน ม นาคม เป นแผ นงานท ใช เช อมโยงข อม ลจากแผ นงาน ต งช อช วงข อม ลโดยคล กขวา เล อกค าส งล ด ต งช อช วง (Name a Range) 3. ต งช อเป น ยอดส ทธ ของเด อนม นาคม เล อกการ อ างอ งช วงเซลล ไปย ง =ม นาคม!$C$6:$C$10 4. คล กท เซลล D6 ของแผ นงาน ไตรมาสท 1 5. พ มพ ส ตรท ปรากฏในเซลล D6 โดยพ มพ =ยอ จะปรากฏช อช วงเซลล มาให เล อก ด บเบ ลคล กท ยอดส ทธ ของเด อนม นาคม

10 10 6. จะได ข อม ลแรกของเด อนม นาคม 7. ค ดลอกข อม ลแบบ AutoFill จากเซลล D7:D10 Excel ใครๆ ก เร ยนได ท าได ง ายจ ง

11 11 การสร างการเช อมโยงส ตรจากสม ดงานอ น เป นการเช อมโยงข อม ลจากสม ดงานอ นท ม ข อม ลบรรจ อย ท งจากโปรแกรมเว ร ด (Word) และเพาเวอร พอยต (PowerPoint) ก ได การใช สม ดงานอ น ม ข นตอนด งน 1. จากต วอย างท ผ านมา ค ดลอก (copy) เซลล B5:C11 จากแผ นงานมกราคม 2. สร างแฟ มข อม ลใหม โดยคล กป ม สร าง (New) หร อ คล กท ส ญล กษณ ต งช อ Link.xls 3. ท sheet1 คล กขวาท เซลล A1 ของสม ดงาน Link.xls 4. เล อกค าส งล ด วางแบบพ เศษ (paste special) 5. จะได หน าต าง วางแบบพ เศษ (paste special) เล อกค าส งวางการเช อมโยง (paste link) เพ อ สร างการเช อมโยง

12 12 6. ส ตรท อย ในเซลล A1 ค อ =[การเช อมโยงส ตรภายในสม ดงาน.xlsx]มกราคม!B5 หมายถ ง วางข อม ลท อย ในไฟล ต วอย างการเช อมโยงส ตรเด อนมกราคม เซลล B5